İŞLETMELERDE verimlilik konusu konuşulduğunda, genellikle akla ilk olarak Japon endüstrisi gelmektedir. Haksız da değildir bu değerlendirme, zira Japonlar, özellikle üretim verimliliğinin arttırılması konusunda çok başarılı çalışmalar yürütmüşler. Başarı hikâyeleri ve çalışma prensipleri dünyaya örnek teşkil etmiştir.

Özellikle Toyota ile özdeşleşmiş tam zamanlı üretim (JIT) sistemi ve yalın üretim teknikleri, tüm dünyanın benimsediği önemli üretim iyileştirme teknikleri arasına girmiştir. Dünya otomotiv endüstrisi, Toyota üretim sistemi ile çalışmaktadır.

Bu başarının arkasında Japonların verimlilik ilkesini hemen her alanda özümsemeleri gelmektedir. Japonlar verimliliği, “doğru olan işleri doğru biçimde ve ekonomik bir çalışma ile gerçekleştirmeyi hedefleyen akılcı bir yaşam biçimi” şeklinde tanımlanmış, tanımladıkları bu değeri daha da ileri götürerek kültürlerinin bir parçası ve bir yaşam biçimi hâline getirmişlerdir.

Türkiye’de verimlilik, maalesef istenen düzeyde değil. Bunun ilk nedeni, verimlilik kavramının tam olarak bilinmemesi.

Türkiye’de “verimlilik”, sadece kazanç/kâr ile ilişkilendirilmekte. İşletme kârlı ise verimli, kârsız ise verimsiz olarak nitelendirilmekte. Ya da verimlilik sadece üretilen ürün veya hizmet olarak görülmektedir. “Fazla üretim eşittir fazla verimlilik” sanılmaktadır.

Oysa verimlilik, salt kâr ya da fazla üretim (stok) değildir!

Verimlilik, bir işletmede tüm fonksiyonları (satış-pazarlama, ithalat-ihracat-satın alma, finans-muhasebe, üretim-plânlama, tasarım ve AR-GE, depo-sevkiyat ve de üst yönetim) içerir ve genel bir değerdir.

Verimlilik, doğru zamanda, doğru şekilde, doğru değerin doğru miktarda yapılması/üretilmesi meselesidir. Kavram doğru şekilde anlaşıldığında, işletme sahipleri/yöneticileri, şirketlerini daha bilinçli yönetmeye başlayacaklardır.

Ülkemizde verimliliğin düşük olmasının bir diğer nedeni, işletmelerin ölçülebilir olmaması ve dolayısı ile durum değerlendirmesi yapamamalarıdır. Tecrübî olarak söyleyebilirim, büyük sanayi kuruluşları hâriç, işletmelerimizin yarısından çoğu daha henüz net kapasitelerini, kapasite kullanım oranlarını, işgücü verimliliğini, ekipman verimliliğini ve süreç yönetim verimliliğini ölçebilecek durumda değildir. Yayımlanan istatistiklere aldanılmasın, çünkü pek çoğu tahminî ve tecrübî olarak cevaplanmaktadır.

Yapılması gereken ilk adım, şirketlerde süreç yönetimi mantığı ile tüm fonksiyonların ayrılması ve istisnasız, yapılan tüm işlerin analiz edilmesi, ölçüm kriterleri getirilerek öncelikle sayısal bir değer üzerinden mevcût durum analizi yapılmasıdır.

Örneğin satış pazarlama birimi için görüşülen müşteri sayısı, yapılan teklifler, siparişe dönme oranı, siparişe dönmeme nedeni, müşteri beklentileri, satış sonrası şikâyetler ve analizleri kolaylıkla ve basit yöntemlerle ölçülebilir bir duruma gelebilir.

Kurumsal şirketlerde ERP (Enterprise Resource Planning), Türkçe adıyla “Kurumsal Kaynak Plânlama” veya CRM (Customer Relationships Marketing/Management) “Müşteri İlişkileri Yönetimi” programları ile bu faaliyetler çok daha hızlı, doğru ve detaylı analiz edilebilmektedir.

Yine örneğin bir satın alma birimi için satın alınan ürün kalemlerindeki fiyat değişimleri, tedarikçi değerlendirmeleri, tedarikçi performansları, dönemsel olarak yeni tedarikçi sayıları gibi pek çok değer kolaylıkla ölçülebilir ve değerlendirilebilir duruma gelecektir. Kurumsal şirketlerde ERP programları ile tüm süreçler bu şekilde yönetilebilmektedir.

Üretimde verimliliğin ölçülmesi için öncelikle yapılacak en basit ve kolay yöntem, iş etüdüyle, yapılacak zaman ölçümleri ile mevcût işlerin üretim sürelerinin hesaplanmasıdır. Günlük üretim takipleri ve performanslar böylelikle ilk adım olarak basit anlamda izlenmeye başlar. Kıyaslama için iş analizi ve kapasite ölçümü şarttır.

Üretimde verimliliğin izlenmesi, değerlendirilmesi ve performans ölçümü, kurumsal olan firmalarda dahi zordur. İşlem hacmi büyüdükçe tüm üretim süreçlerini kontrol etmek, işçi ve makine performanslarını izlemek, kaydetmek, verileri işlemek, değerlendirmek ve raporlamak çok zorlaşacaktır. Bu durum için en doğru ve en etkili takip sistemi, MES dediğimiz (Manufacturing Execution System), Türkçe adıyla “Üretim Yürütme veya Yönetim Sistemi”dir. Mekanizma, bilgisayar destekli takip sistemlerinden oluşur.

Bu programlar verileri doğrudan ve anlık olarak makinelerden almakta, böylece veriler canlı olarak raporlanabilmektedir. MES sistemleri, Endüstri 4.0 araçlarından biridir. Teknoloji geliştikçe yöntemler gelişmektedir.

Makinelerin izlenmesinin yanında insanların izlenmesi ve ölçülmesi de gereklidir. Bunun için son yıllarda görüntü işleme teknolojilerinin kullanılmaya başlandığını görmekteyiz. Akıllı bilgisayarlar görüntü işleme teknolojisi ile insanların hareketlerinden üretim verilerini almakta, herhangi bir tuşa basmadan, yazılı ve basılı bir kayda gerek kalmadan canlı olarak üretim verileri izlenebilmektedir.

İşletmeler gelişen teknolojilere ayak uydurmak zorundalar. Değişime ve yeniliğe açık işletmeler, hem her alandaki verimliliklerini değerlendirme imkânına sahip olacaklar, hem de maliyetlerini doğru şekilde hesaplayarak rekabet avantajı sağlayacaklardır. Bu yüzden başta söylediğim gibi, krizlerden en fazla etkilenen işletmeler, verimlilikleri düşük olan işletmeler olmuştur. Verimsizlik, “görünmeyen büyük mâlî kaçaklar” demektir. Verimsizlik, “kontrol edilemeyen israflar” demektir. Verimsizlik, “katma değeri olmayan mâliyetler” demektir. Verimsizlik, “en küçük piyasa dalgalanmalarının bile sizde tsunami etkisi yaratması” demektir. Büyük mâlî krizlerde ise küçülmek, hattâ “batmak” demektir.

Verimliliğini ölçen, kontrol eden, değerlendiren, önlem alan ve iyileştiren işletmeler ise israflarını azaltır. Enerjiyi, hammaddeyi, işgücünü, makineyi, tüm yönetim süreçlerini, parasını, diğer tüm kaynaklarını ve zamanını doğru şekilde yönetir. Her süreç için hedefler koyar, süreç etkinliklerini performanslarını ölçer, iyiyi daha iyi yapmak için çalışır. Ürüne katma değer oluşturmayan tüm israfları sıfırlamak için uğraşır.

Verimli işletme, “yalın düşünce, yalın yönetim, yalın üretim” felsefesi ile çalışır. Aklını, enerjisini, zamanını ve sermayesini inovatif değerler üretmek için harcar. Bu şekilde krizlerde bile daha rekabetçi, daha esnek, daha güçlü ve daha dayanıklı duruma gelir. Hattâ emin olun, böyle işletmeler krizleri büyümek için bir fırsat olarak kullanırlar.

İşletmelerimizi yaşatmanın, büyümenin ve geleceğe taşımanın yolu, verimlilikten geçmektedir.